Ngày 25.6, tại cơ sở Linh Xuân, Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM tổ chức Lớp tập huấn AI dành cho Ban Giám hiệu và Trưởng, Phó Trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường, nhằm nâng cao năng lực ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý, điều hành, xử lý văn bản và phân tích thông tin, dữ liệu.
AI trong quản trị đại học: Công cụ hỗ trợ, không thay thế con người
Phát biểu tại lớp tập huấn, TS. Phan Thanh Định, Phó Hiệu trưởng Nhà trường, nhấn mạnh việc tiếp cận và ứng dụng AI là yêu cầu cần thiết trong bối cảnh công nghệ đang tác động ngày càng sâu rộng đến hoạt động quản trị đại học. Theo TS. Phan Thanh Định, AI có thể hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong việc tìm kiếm, tổng hợp và xử lý thông tin, nhất là đối với những vấn đề mới, phức tạp hoặc chưa quen thuộc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
TS. Phan Thanh Định cho rằng, đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý, việc nắm bắt thông tin kịp thời có ý nghĩa quan trọng trong công tác điều hành và tham mưu. Các công cụ AI, nếu được sử dụng đúng cách, có thể trở thành phương tiện hỗ trợ hữu ích, góp phần nâng cao năng suất làm việc, rút ngắn thời gian xử lý công việc và mở rộng khả năng tiếp cận tri thức.
Tuy nhiên, Phó Hiệu trưởng Nhà trường cũng lưu ý AI không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Người sử dụng cần có năng lực chọn lọc, kiểm chứng và đánh giá thông tin do AI cung cấp; đồng thời xác định rõ đâu là nội dung phù hợp, đâu là nội dung cần tiếp tục tìm hiểu, đối chiếu và xử lý bằng chuyên môn, kinh nghiệm của chính mình.
Một nội dung được TS. Phan Thanh Định đặc biệt nhấn mạnh là yêu cầu sử dụng AI một cách trung thực, có trách nhiệm, nhất là trong môi trường giáo dục đại học. Đối với đội ngũ viên chức quản lý, giảng viên và cán bộ các khoa, việc ứng dụng AI cần gắn với tinh thần liêm chính học thuật, tôn trọng nguồn thông tin và bảo đảm tính minh bạch trong quá trình sử dụng dữ liệu, tư liệu và nội dung tham khảo.
Thực hành AI gắn với nghiệp vụ quản lý, xử lý dữ liệu và tự động hóa quy trình
Lớp tập huấn do ThS. Nguyễn Thanh Huy, Phó Giám đốc Trung tâm Tin học, trực tiếp báo cáo và hướng dẫn. Nội dung chương trình tập trung vào 4 nhóm chuyên đề chính, gồm: AI trong hoạch định chiến lược và quản lý; quản trị tri thức và xử lý văn bản; tự động hóa quy trình; phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định.
Ở nội dung về AI trong hoạch định chiến lược và quản lý, học viên được giới thiệu cách sử dụng các công cụ như Gemini, Deep Research để hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp, phân tích thông tin và xây dựng các sản phẩm phục vụ công tác quản trị. Báo cáo viên cũng lưu ý nguyên tắc bảo mật dữ liệu khi làm việc với AI, trong đó phân biệt rõ nhóm dữ liệu có thể đưa lên AI như thông tin đã công bố, kiến thức chung, biểu mẫu, dữ liệu giả lập; và nhóm dữ liệu không đưa lên AI như thông tin cá nhân, dữ liệu tài chính, dữ liệu đối tác, tài sản trí tuệ, mật khẩu, API Key hoặc thông tin hệ thống nội bộ.
Bên cạnh đó, học viên được hướng dẫn công thức viết prompt theo cấu trúc: bối cảnh, vai trò, nhiệm vụ, tiêu chí và định dạng. Đây là khung giao tiếp quan trọng giúp AI hiểu đúng yêu cầu, tạo ra kết quả phù hợp với môi trường quản lý giáo dục đại học, đặc biệt trong các nhiệm vụ như xây dựng văn bản hành chính, lập kế hoạch truyền thông, đề xuất hoạt động, tóm tắt biên bản họp, chuẩn hóa văn bản và trích xuất dữ liệu công việc.
Đối với nội dung quản trị tri thức và xử lý văn bản, báo cáo viên giới thiệu cách tổ chức dữ liệu trên Google Drive, quy chuẩn đặt tên file, phân loại thư mục theo từng mảng nghiệp vụ và sử dụng NotebookLM để xây dựng các “sổ tay tri thức” phục vụ tra cứu, tổng hợp, tóm tắt văn bản. Học viên cũng được hướng dẫn kỹ thuật đặt câu hỏi theo nguyên tắc “đóng khung”, yêu cầu AI trả lời dựa trên tài liệu được cung cấp, trích dẫn rõ nguồn và không tự suy diễn khi không tìm thấy thông tin.
Chương trình cũng dành thời lượng cho các nội dung về tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định. Thông qua các công cụ như Gemini, Excel, Google Sheets, Google Apps Script và Notepad++, học viên được tiếp cận cách tạo báo cáo, xây dựng bảng thống kê, trực quan hóa dữ liệu, thiết kế dashboard và tự động hóa một số quy trình xử lý văn bản, dữ liệu trong công việc.
Lớp tập huấn là hoạt động thiết thực góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động quản trị của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG-HCM; hướng đến xây dựng đội ngũ viên chức quản lý chủ động thích ứng với công nghệ mới, sử dụng công cụ số hiệu quả, an toàn và có trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ.
